„Szanowni Państwo” – zwrot grzecznościowy używany w mailach i listach. Wielu z nas go
użyło, ale czy istnieje jakaś zgrabna alternatywa?
Zwrot „Witam” na początku maila prowadzi do skojarzeń co do wizyty w konkretnym
miejscu. „Witam”, przywodzi na myśl gospodarza, który wita gościa w swoich progach.
Kolejne zwroty to „Dzień Dobry”, „Dobry Wieczór”, skąd piszący może wiedzieć, o jakiej
porze dnia mail będzie odczytany?
Tak więc, jak rozpocząć maila formalnego, aby nie brzmiał sztywno, ale pokazywał szacunek
dla osoby czytającej?
Oczywiście zależy to od stopnia formalności. Jeżeli piszemy do osoby zdecydowanie wyższej
rangą, wykładowcy, dyrektora. To najlepiej zaznaczyć stanowisko danej osoby „Szanowny
Panie Dyrektorze”. Warto też z szacunku dla takiej osoby pominąć część, która odnosi się do
bycia podwładnym, czyli części „wice”. Jeżeli piszemy do osoby, która w znaczący sposób
przewyższa nas rangą w strukturach niestety ciężko uniknąć dużego stopnia formalności.
Jeżeli piszemy do klienta, doktoranta, z którym się kontaktujemy w sprawie recenzji artykułu,
możemy sobie pozwolić na większą swobodę. Tutaj do zwrotu Szanowny Pan/Pani, możemy
dodać imię tej osoby bądź pominąć Szanowny i pozostać przy „Panie imię-”. Jeżeli jesteśmy z
tą osobą po imieniu, to możemy, co jakiś czas ograniczyć się do imienia, tylko lepiej nie
nadużywać tej formy w stosunkach biznesowych.
Niestety zwroty grzecznościowe w korespondencji są w dużej mierze zależne od tego, jak
bardzo formalne łączą nas relacje z daną osobą. Jednak nie ma potrzeby nadużywania
tytułów. Jednak nie możemy zapomnieć o tym, że osoba, do której piszemy tak samo, jak my
oczekuje szacunku. Spokojnie możemy pominąć natomiast takie zwroty jak „Witam” czy
„Dzień dobry”. Pokazują raczej nasz brak wiedzy co do podstaw komunikacji.